Bedrijfsvoering

Inleiding

Terug naar navigatie - Inleiding

Deze paragraaf beschrijft op hoofdlijnen de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering die we voor 2022 plannen en verwachten.

Missie / Visie

Terug naar navigatie - Missie / Visie

De missie en visie van de organisatie zijn gericht op onze taken voor de inwoners en bedrijven van Veldhoven. We willen de kwaliteit van wonen, leven en werken die we nu in Veldhoven hebben, houden. De ambtelijke organisatie ondersteunt het bestuur en helpt inwoners en bedrijven vooruit. 

Personeel

Terug naar navigatie - Personeel

Duurzame inzetbaarheid, betrokkenheid bij het werk en werkplezier van medewerkers blijven ook in 2022 belangrijke onderwerpen voor de organisatie. In de manier waarop we werken is sinds de intrede van Covid veel veranderd. Dit hybride werken vraagt iets anders van onze organisatie, en het vraagt ook meer in financiële zin. Goede arbeidsomstandigheden zijn de verantwoordelijkheid van de werkgever. Aan deze onderwerpen blijven we de komende tijd aandacht geven.

Bijstellingen 
Onze ambtelijke capaciteit sluit niet meer aan op de opgaven en ambities. Om weer in control te komen is een uitgebreide analyse gemaakt van de situatie. De ruimte voor extra formatie is beperkt. Daarom moeten we opnieuw ingrijpende keuzes maken. We houden hierbij de risico’s die we lopen extra in de gaten. 
Een deel van de taken en ambities stellen we uit. In een routekaart werken we uit hoe en wanneer we deze zullen uitvoeren. 
We willen ook in control blijven. Daarvoor onderzoeken we hoe we meer planmatig kunnen werken. Dit voeren we in. We blijven scherp volgen hoe dit verloopt. Dan kunnen we op tijd bijsturen. Om de nieuwe manieren van werken te borgen in de organisatie treffen we speciale maatregelen.

Zoals in de inleiding al is aangegeven, sluit de ambtelijke capaciteit niet meer aan op de opgaven en ambities. In deze begroting is voor een deel voorzien in uitbreiding. De niet ingevulde capaciteit leidt ertoe dat we bepaalde taken niet kunnen uitvoeren. Aan de hand van een routekaart kunnen keuzes worden gemaakt om taken te temporiseren of laten vervallen.

(Netwerk)organisatie

Terug naar navigatie - (Netwerk)organisatie

Binnen de gemeente werken we steeds meer samen in netwerken. We onderzoeken met elkaar wat dit betekent voor ons werk en hoe we dit het best kunnen organiseren en uitvoeren.

Huisvesting

Terug naar navigatie - Huisvesting

De ambtelijke organisatie werkt vooral in het gemeentehuis. Als gevolg van de Covid-19 epidemie werken we ook veel thuis. 
We richten het gemeentehuis zodanig in, dat we veilig kunnen werken, kunnen communiceren met collega’s die thuis werken.
Een deel van de vloerbedekking op de begane grond is nog niet vervangen. 
Door de (publieke) ruimtes op de begane grond te moderniseren en te professionaliseren zorgen we dat de toegankelijkheid en veiligheid zijn geborgd en kunnen we hiermee de dienstverlening verder optimaliseren.  

Samenwerking

Terug naar navigatie - Samenwerking

In de regio werken we op verschillende manieren en thema’s samen. Dat gaat veelal over kennisdeling. Binnen het sociaal domein is de samenwerking intensiever.
Onze visie en richting binnen dit domein stemmen we regelmatig af. Als er kansen zijn om de bedrijfsvoering te verbeteren, gebruiken we die. Verbeteringen voeren we stap voor stap door. We kijken ook goed naar andere samenwerkingen in de regio en gaan na of die ons verder vooruit kunnen helpen.  

Dienstverlening

Terug naar navigatie - Dienstverlening

Voor onze dienstverlening werken we nog steeds op de volgende manieren:
•    We leven ons in in de vraag van burgers, bedrijven en instellingen, stellen de vraag centraal en denken mee;
•    De communicatie met onze klanten is helder, transparant en passend bij de situatie; 
•    We gaan zorgvuldig om met de gegevens van onze klanten en zorgen voor veilige opslag en verwerking daarvan;
•    We werken efficiënt met oog voor de behoeften van onze klanten. 
We volgen wat inwoners van onze dienstverlening vinden. We gebruiken hun mening  om de dienstverlening te verbeteren.

Juridische kwaliteitszorg

Terug naar navigatie - Juridische kwaliteitszorg

We vinden het heel belangrijk dat we ons in ons werk houden aan de wetten en regels die gelden. Aan deze juridische kwaliteit werken we op een vaste manier. We hebben met elkaar afgesproken waar de juridische kwaliteit van ons werk aan moet voldoen. Elk half jaar bespreken we de situatie van dat moment met de afdelingen. 
In 2022 voeren we onder andere de volgende actiepunten uit: 
•    Nagaan/verder invoeren van nieuwe wetgeving, waaronder: Wet open overheid, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, kostenverhaal onder de Omgevingswet;
•    Verder invoeren van EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (privacy); 
•    Verder aanpakken en invoeren van centrale registratie van alle contracten;
•    Actualiseren van gemeentelijke regelgeving en mandaatregeling; 
•    Analyseren/meten/rapporteren (rechtszaken, bezwaren & klachten, databestanden voor regelingen en contracten);
•    De Juridische kwaliteitszorg evalueren. 

Centrale inkoop

Terug naar navigatie - Centrale inkoop

Inkopen binnen de Gemeente Veldhoven doen we voor een groot deel op het centrale inkoop cluster. Vanuit het cluster helpen we ook de andere afdelingen bij het inkopen van producten en diensten. We adviseren op het gehele aanbestedingstraject en ondersteunen bij de dossieroplegging voor het contractbeheer.
We verbeteren steeds onze inkoopkennis en -vaardigheden. We streven ook continue naar een hogere kwaliteit van de ingekochte producten en diensten tegen de juiste prijs conform de kaders van het intern inkoopplan. D.m.v. de inkoopexpertise binnen het cluster en die van onze partners bij BIZOB (regionale inkooporganisatie) maken we gebruik van schaalvoordelen, benaderen we inkopen afdeling-overstijgend om zo het inkoopproces continue te verbeteren. Ook kunnen we op deze manier besparingen bereiken. 
Binnen inkoop hebben een aantal onderwerpen een belangrijke plaats. Het gaat dan om doelmatigheid, inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (social return), duurzaamheid en de positie van het MKB. 
Het contractbeheer en -management gaan we verder optimaliseren en uitbreiden zodat dit duidelijke en betrouwbare sturingsinformatie geeft. We kunnen dan ook inhoudelijk betere gesprekken voeren met de leveranciers over bestaande en nieuwe contracten. We gaan alle overeenkomsten digitaal in één centrale contractenbank verwerken en registreren. Ons doel is om bij het inkopen steeds meer uit te gaan van de behoeften van de gebruiker. We houden rekening met de rol en de belangen van de verschillende afdelingen. En we maken steeds meer gebruik maken van de kennis van de marktpartijen. 

Informatievoorziening

Terug naar navigatie - Informatievoorziening

Informatie is een belangrijk bedrijfsmiddel. Onze processen gebruiken en geven informatie. Dit hebben we geregeld in de informatiehuishouding. Het informatiebeheer, de informatiebeveiliging en het informatiemanagement zijn onderdelen van die huishouding. De verbinding tussen de onderdelen bepaalt de kwaliteit van het geheel. Een goede informatiehuishouding zorgt dat informatie voldoende kwaliteit kan hebben. Informatie van voldoende kwaliteit geeft zekerheid en is een voorwaarde voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Goede informatie is ook een voorwaarde voor het kennen van rechten en plichten van de gemeente en burgers en voor het bewaren van ons cultureel erfgoed. Als overheid moeten we daarvoor zorgen.

De Archiefwet 1995 schrijft voor dat informatie goed, geordend en toegankelijk is. Dat borgen we zolang informatie bewaard moet blijven. Daarna zorgen we ervoor dat informatie vernietigd wordt. In 2021 bleek dat we het informatiebeheer kunnen verbeteren. We voldoen niet in voldoende mate aan wettelijke eisen en geldende normen en we rapporteren daar niet goed over. We onderzochten wat er moest verbeteren en stelden daarvoor een plan van aanpak op. In 2022 voeren we dat plan uit en borgen we de resultaten in ons informatiebeheer. Daardoor krijgen we opnieuw zekerheid over de beschikbaarheid en kwaliteit van informatie voor alle informatiedoelen. We verbinden de inhoud met het beheer en de werkprocessen met de informatiehuishouding onder een kwaliteitssysteem.

Ook in 2022 en daarna blijven we onze werkwijzen verbeteren door volgens afspraken te groeien op het gebied van digitale procesondersteuning en archivering. Binnen de regels die gelden maken we structuren die goed passen. We maken werkwijzen die ondersteunen en ontzorgen in een steeds meer digitaal ingestelde samenleving.

Planning en Control

Terug naar navigatie - Planning en Control

Planning en control cyclus
We willen de planning en control cyclus ondersteunen met een software applicatie. Dit biedt ons een slimmer en duidelijker proces om te plannen en rapporteren. Voor de keuze van de applicatie loopt een aanbestedingsprocedure. Ons plan is om de 1e bestuursrapportage 2022 met de nieuwe applicatie op te stellen.

Rechtmatigheidsverantwoording
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een jaar uitgesteld. Vanaf 2022 legt het college van B&W zelf verantwoording over af over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Onze inspanningen zetten we onveranderd voort. We gebruiken 2021 nu als proefjaar. In 2022 ontwikkelen we de risicoanalyse door. De resultaten verwerken we in de interne beheersing en toetsing van de (financieel) belangrijkste processen.  

Bedrijfsvoeringskosten

Terug naar navigatie - Bedrijfsvoeringskosten
Bedragen (x € 1.000) Begroting
2021 2022 2023 2024 2025
1 Personele bedrijfsvoeringskosten 28.730 31.867 31.936 32.083 32.490
2 Huisvestings- en facilitaire kosten 822 1.139 1.149 1.142 1.130
3 Kosten informatisering & automatisering 2.322 2.397 2.504 2.521 2.559
4 Overige bedrijfsvoeringskosten 252 273 277 292 296
Totale bedrijfsvoeringskosten 32.126 35.675 35.866 36.037 36.475
Bedragen (x € 1.000) Begroting
2021 2022 2023 2024 2025
1 Loonkosten/sociale uitkeringen 25.635 28.096 28.300 28.616 28.969
2 Inhuurkosten 1.210 1.576 1.429 1.241 1.261
3 Opleidingskosten 257 260 264 268 272
4 Algemene personele kosten 1.674 1.981 1.991 2.006 2.036
5 Vergoeding voor personeel -46 -46 -47 -48 -49
Totale personele bedrijfvoeringskosten 28.730 31.867 31.936 32.083 32.490