Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering gaat in essentie over het organiseren, sturen en beheersen van de bedrijfsprocessen, gericht op het uitvoeren van onze taken en het behalen van onze doelen.  De juiste strategie zal bijdrage aan het vinden van de balans tussen de gewenste resultaten en de bestaande interne mogelijkheden van onze gemeente. De randvoorwaarden van onze bedrijfsvoering zijn:

-    Onze missie, visie & kernwaarden, aangevuld met het coalitieprogramma en bestuursagenda zijn vertaald in een strategie en SMART doelstellingen;
-    Ons resultaat / maatschappelijk effect wordt gemeten, geëvalueerd en gedeeld met onze stakeholders;
-    Onze organisatie- en processtructuur  flexibel en efficiënt zijn opgezet, waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor iedereen helder zijn;
-    De competenties van onze mensen zijn toereikend en ze blijven zich continue ontwikkelen;
-    De ervaren cultuur sluit aan op de kernwaarden van onze organisatie en draagt bij aan het behalen van resultaten;
-    Er zijn voldoende middelen (o.a. Fte’s, €’s, faciliteiten en systemen) beschikbaar zodat we het werk goed kunnen uitvoeren.

Zoals duidelijk wordt in de randvoorwaarden zijn er globaal gezien zes aandachtsgebieden te benoemen die beschouwd worden als belangrijke fundamenten van iedere organisatie/bedrijfsvoering .  Dit zijn: strategie, structuur, cultuur, mensen, middelen en resultaten.  We benaderen de zes aandachtsgebieden in samenhang en zorgen dat de bedrijfsvoering in balans is en blijft.

In het vervolg van deze paragraaf gaan we in op de strategische bedrijfsvoeringsthema's en de bedrijfsvoeringsdoelstellingen.

In de fase waarin de organisatie zich nu bevindt worden een zestal strategische bedrijfsvoeringsthema's onderkend waar de komende jaren planmatig aan gewerkt wordt. De thema's richten zich op bredere lange termijn gebieden die van belang zijn voor onze organisatie.  

1. Besturingsprocessen zijn op orde
Het is belangrijk dat onze besturingsprocessen goed zijn ingericht en duidelijk zijn voor iedereen voor wie dit relevant is. Dat geldt voor het college- en raadsproces, de planning- en control (P&C) cyclus, de planning van de werkzaamheden van de teams, en de onderlinge relaties daartussen. er zal uitvoering worden gegeven aan de sturingsinstrumenten die in 2024 zijn geïntroduceerd , de teamplannen en het concernplan, zullen in 2025  geëvalueerd worden.

2. Helderheid in rollen, taken en verantwoordelijkheden
Het is wenselijk dat er meer duidelijkheid komt over de rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen onze organisatie.  Hier zal in 2025 verdere duidelijkheid in komen, zodat er een uniforme werkwijze ontstaat. 

3. Ontwikkeling van medewerkers
Onze medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Om te kunnen binden, boeien en borgen dat iedereen op het juiste moment op de juiste plek zit, is het belangrijk om over een goede strategische personeelsplanning (SPP) te beschikken. In 2025 leveren we een SPP op die zowel kwalitatief als kwantitatief van aard is. Daarnaast is opleiden van onze medewerkers cruciaal. Naast de organisatiebrede opleidingen, die we via de Veldhoven Academy aanbieden, volgen medewerkers individueel opleidingen. We inventariseren de behoeften jaarlijks en nemen de planning en capaciteit voor alle opleidingen door het team op in de teamplannen.  Ook zullen alle leidinggevenden een meerjarig opleidingstraject volgen.

4. Integraal werken aan maatschappelijke opgaven
In 2025 gaan we verder investeren in het integraal werken in onze organisatie.  Projectmatig en programmatisch werken zullen zijn intrede doen in onze organisatie. Ook zal uitvoering gegeven worden aan de Visie op dienstverlening en Maatschappelijk verantwoord ondernemen en inkopen (MVOI).

5. leiderschap
Om de ontwikkeling van het gewenste leiderschap en cultuur te borgen zal het MT in 2025 de stand van zaken van de gewenste cultuurontwikkeling, en de invulling van leiderschap, bespreken en bepalen of/welke aanvullende acties nodig zijn. 

6. Focus 
Voor de organisatie is het van belang om steeds in verbinding te zijn met het gemeentebestuur, zodat wensen en mogelijkheden goed en tijdig op elkaar zijn afgestemd. Focus krijgt een prominente rol, om onze doelstellingen te bereiken.

Om de hiervoor genoemde thema’s op een goede manier inhoud te kunnen geven is een evenwichtige verdeling van de formatie over de organisatieonderdelen een voorwaarde. Dit wordt in 2025 integraal onderzocht door een op te stellen formatieplan. Hiervoor zijn mogelijkerwijs aanvullende middelen noodzakelijk. Zo nodig zullen deze via de reguliere P&C-producten aan de raad worden voorgelegd.

B.01 Investeren in de ontwikkeling (groei) van de organisatie.
De organisatie moet zich blijven ontwikkelen om het tempo van de ontwikkelingen in de samenleving bij te kunnen houden. Het werk wordt steeds complexer, daarnaast verwachten inwoners en ondernemers steeds meer samenspraak en participatie. De gemeente Veldhoven staat voor een schaalsprong van een dorp van verschillende kernen naar een gemeente met steeds meer stedelijke kenmerken. We willen de organisatie voorbereiden en klaarmaken voor de toekomst. Zo kunnen we onze taken blijven uitvoeren en de kwaliteit van onze dienstverlening garanderen. Een onderdeel hiervan is een toekomstvisie op de gemeente Veldhoven. Dit geeft richting en houvast aan de ambtelijke organisatie en bevorderd de prioritering van werkzaamheden. Een ander onderdeel is de duurzame inzetbaarheid van personeel. Betrokkenheid bij het werk en werkplezier zijn onderdelen die passen bij een wendbare organisatie. Om ons voor te bereiden op de toekomst zijn in het concernplan de volgende activiteiten voor 2025 opgenomen:
- Teamplannen worden ontwikkeld op basis van een vastgesteld format, wat in 2025 ook geëvalueerd zal worden; 
- De ‘Inwonersvisie op Veldhoven’ zal aangevuld worden met enkele thema’s die de raad zelf belangrijk vindt. Vaststelling zal in Q1 2025 plaatsvinden;
- De methodiek projectmatig werken zal herijkt worden wat het verzorgen van trainingen noodzakelijk maakt;
- Er wordt uitvoering gegeven aan projectopdracht ‘Ontwikkelen en inrichten programmatisch werken’ om programmatisch werken in de organisatie te implementeren en borgen. 
- Stip 12 uit de geluksexpeditie ‘Basis op orde – Financiën’ zal afgerond worden;
- Er wordt gestart met de tweede fase van de Strategische personeelsplanning: de kwalitatieve analyse. Dit volgt op de kwantitatieve analyse die in 2024 is afgerond.
- Er zal uitvoering gegeven worden aan de Visie op Dienstverlening 2024-2027 en de daaruit voortvloeiende actiepunten. O.a. op het gebied van digitale toegankelijkheid, begrijpelijke taal, richtlijnen hybride werken, interne bereikbaarheid en andere dienstverleningsprocessen. 

B.02 Meer aandacht voor duurzaamheid, klimaat neutraal en innovatief inkopen.
Inkopen op basis van prijs, kwaliteit, mens en milieu is de standaard. Hiervoor is in 2024 het nieuwe manifest onder de naam Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) 2022-2025 doorhet college vastgelegd. De opgedane kennis en ervaring van de afgelopen twee jaar willen we nu inzetten om de duurzame impact middels inkoop te verbreden in de organisatie t/m 2025. Dit vraagt beperkte extra inspanning t.o.v. 2022-2024. De benodigde inzet wordt met name gevraagd op het gebied van opdrachtgeverschap.

B.03 Informatiehuishouding verder op orde krijgen
Een belangrijk bedrijfsvoeringsaspect van de organisatie is de informatiehuishouding. In Veldhoven bestaat de informatiehuishouding uit het informatiebeheer, de informatiebeveiliging en het informatiemanagement. De verbinding tussen deze onderdelen bepalen de kwaliteit van het geheel. In 2021 bleek dat het informatiebeheer voor verbetering vatbaar is. We voldeden niet aan de wettelijke eisen en geldende normen. Daarnaast rapporteerden we niet goed genoeg over onze informatiebeheer. Na deze conclusies is een plan van aanpak opgesteld wat ook in 2025 voor een betere beschikbaarheid en kwaliteit van informatie voor alle doeleinde. In 2025 ondernemen we de volgende activiteiten:
- Het proces bestuursstukken zal begin 2025 in Djuma operationeel zijn;
- Corsa Next zal uitgefaseerd worden in 2025;
- We ronden het plan van aanpak informatiebeheer succesvol af;
- Er zal verder uitvoering gegeven worden aan het project wat de uitrol van Office 365 mogelijk zal maken. Dit zal een impuls geven aan de informatiehuishouding.

Rechtmatigheid 
Sinds boekjaar 2023 is het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant controleert slechts nog de getrouwheid van de baten, lasten en balansmutaties. Om in 2025 tot deze rechtmatigheidsverantwoording te komen wordt in lijn met de voorgaande jaren een werkplan opgesteld voor de Verbijzonderde Interne Controle. Deze interne controle wordt vervolgens uitgevoerd door ambtenaren in de organisatie aan de hand van het meegegeven kader door de concerncontroller. In de jaarrekening van 2025 worden de onderstaande onderdelen opgenomen in deze paragraaf:
-    Aanvullende informatie over individueel geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording
-    Acties aan de hand van geconstateerde afwijkingen om soortgelijke afwijkingen in de toekomst te voorkomen
-    Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van de wet fido en bijhorende regelingen. 

In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording dient het college ook een uitspraak te doen in hoeverre misbruik en oneigenlijk gebruik wordt voorkomen en bestreden en of de getroffen maatregelen werken. In 2025 zal de Notitie Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) worden geactualiseerd.

Fraude 
-    Inzicht hebben in de kwetsbare processen waar mogelijkheden bestaan om fraude te plegen is belangrijk. Een goed onderbouwde frauderisicoanalyse helpt om dit inzicht te verschaffen. Er zijn risicoanalyses op procesniveau, maar een overkoepelende fraruderisicoanalyse ontbreekt. Deze zal in 2025 worden opgezet. 

Toelichting
De begrote bedrijfsvoeringskosten nemen in 2025 af met €1.142 t.o.v. de oorspronkelijke begroting 2024. De verwachte daling wordt voornamelijk veroorzaakt door de afname van de personele bedrijfsvoeringskosten met €1.071. Deze afname wordt veroorzaakt doordat de verwachte daling van de inhuurkosten met €3.795 de verwachte stijging van de loonkosten a €2.649 overstijgt.

Buiten de personele bedrijfsvoeringskosten wordt de verwachte afname verklaard door de stijging van de kosten voor informatisering en automatisering a €360. Deze wordt voornamelijk veroorzaakt door het centraliseren van de ICT budgetten. Door het centraliseren van de ICT-budgetten komt er overzicht in alle uitgaven die  met ICT, Informatiemanagement en Automatisering te maken hebben.   De overige afwijking is toe te schrijven aan de jaarlijkse indexatie.