Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering van een gemeente gaat over de ondersteunende processen binnen de organisatie. De bedrijfsvoeringfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces de taken zo optimaal mogelijk kan uitvoeren. Het gaat om het juist inzetten van mensen en middelen en het sturen op en beheersen van de processen om de doelstellingen van de organisatie efficiënt en effectief te kunnen behalen. Tijdens het opstellen van de begroting 2022 is een bedrijfsvoeringsknelpunt aan het licht gekomen. De organisatie moet de balans tussen enerzijds de gemeentelijke taken en ambities en anderzijds de mensen, middelen en processen verder verbeteren. Daarnaast zal de organisatie zich verder blijven ontwikkelen om het tempo van veranderingen in de samenleving bij te kunnen houden.

In 2021 is hiervoor een routekaart opgesteld met doelen en activiteiten op de korte en middellange termijn. De bedrijfsvoering zal vanuit een systematische aanpak op strategisch en tactisch niveau worden aangevlogen. Er wordt meer gekeken naar ‘doen we de goede dingen’ en ‘doen we de goede dingen goed’. In deze paragraaf bedrijfsvoering wordt verder ingegaan op de doelstellingen. De paragraaf bestaat uit vier Bedrijfsvoeringsdoelstellingen, een onderdeel planning & control en een overzicht van de bedrijfsvoeringkosten. 

B.01 Investeren in de ontwikkeling (groei) van de organisatie.
De organisatie moet zich blijven ontwikkelen om het tempo van de ontwikkelingen in de samenleving bij te kunnen houden. Het werk wordt steeds complexer, daarnaast verwachten inwoners en ondernemers steeds meer samenspraak en participatie. De gemeente Veldhoven staat voor een schaalsprong van een dorp van verschillende kernen naar een gemeente met steeds meer stedelijke kenmerken. We willen de organisatie voorbereiden en klaarmaken voor de toekomst. Zo kunnen we onze taken blijven uitvoeren en de kwaliteit van onze dienstverlening garanderen. Een onderdeel hiervan is een toekomstvisie op de gemeente Veldhoven. Dit geeft richting en houvast aan de ambtelijke organisatie en bevorderd de prioritering van werkzaamheden. Een ander onderdeel is de duurzame inzetbaarheid van personeel. Betrokkenheid bij het werk en werkplezier zijn onderdelen die passen bij een wendbare organisatie. Om ons voor te bereiden op de toekomst zijn in de routekaart de volgende activiteiten voor 2023 opgenomen:
-    Het uitvoeren van de ontwikkel- en veranderadviezen volgend op de organisatie analyse van BMC.
-    Ontwikkelen en opleveren van een strategische personeelsplanning, inclusief de verwerking van bestuurlijke prioriteiten en de input vanuit de visie op Veldhoven.
-    Ontwikkelen en rapporteren van de voortgang van een ‘Visie op Veldhoven’.
-    Ontwikkelen van een dashboard ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en/ of een van de primaire processen.

B.02 Meer aandacht voor duurzaamheid, klimaat neutraal en innovatief inkopen.
Als gemeente geven we publiek geld uit. Het is belangrijk om dit weloverwogen te doen op zowel een doelmatige als rechtmatige manier. Veldhoven heeft zich in 2021 aangesloten bij het Manifest Verantwoord Inkopen. Naast het onderteken van het Manifest is de organisatie aan de slag gegaan met het schrijven van een actieplan met het doel om maatschappelijk verantwoord inkopen structureel vast te leggen binnen het inkoopproces vanaf 2025. Binnen dit actieplan is gekozen voor drie centrale thema’s waar extra aandacht aan wordt besteed. Deze thema’s zijn Circulair inkopen, Klimaat neutraal inkopen en Innovatiegericht inkopen. Voor 2023 zijn hier de volgende activiteiten benoemd:
-    Organiseren van kennissessies voor collega’s over thema’s binnen het maatschappelijk verantwoord inkopen;
-    Circulariteit onder de aandacht brengen met een aantal specifieke projecten die zich mogelijk lenen tot circulair bouwen, vervangen en/of slopen;
-    Klimaat neutraal inkopen bij ten minste 2 projecten door bij de aanbesteding aandacht te hebben voor de minimale eisen voor de aanbesteding;
-    Minimaal 2 aanbestedingen selecteren waar innovatieve aanbestedingsmethodieken worden toegepast. 

B.03 Verbeteren van het Hybride Werken.
De Coronapandemie heeft voor een versnelde verandering in de manier van (samen)werken gezorgd. Meer medewerkers werken vaker thuis. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop we met elkaar samenwerken, welke systemen we gebruiken en de vaardigheden om goed samen te kunnen werken. Daarnaast heeft het gevolgen voor de fysieke ruimtes en uitrusting in het gemeentehuis en de medewerker thuis. Het is van belang dat we nadenken over de koers van werken c.q. samenwerken, elkaar ontmoeten en inwoners/ ondernemers ontvangen. Voor 2023 zijn we van plan de volgende activiteiten te ondernemen: 
-    Alle medewerkers voorzien van hybride devices (laptop, oortjes, schermen, muis en toetsenbord);
-    Alle medewerkers voorzien van een smartphone;
-    Afspraken vastleggen over het beheer en gebruik van nieuwe apparatuur;
-    Ontwikkelen en vaststellen van een visie op dienstverlening (Incl. visie op digitalisering).

B.04 Informatiehuishouding verder op orde krijgen
Een belangrijk bedrijfsvoeringsaspect van de organisatie is de informatiehuishouding. In Veldhoven bestaat de informatiehuishouding uit het informatiebeheer, de informatiebeveiliging en het informatiemanagement. De verbinding tussen deze onderdelen bepalen de kwaliteit van het geheel. In 2021 bleek dat het informatiebeheer voor verbetering vatbaar is. We voldoen niet aan de wettelijke eisen en geldende normen. Daarnaast rapporteren we niet goed genoeg over onze informatiebeheer. Na deze conclusies is een plan van aanpak opgesteld wat in 2023 en verder moet zorgen voor een betere beschikbaarheid en kwaliteit van informatie voor alle doeleinde. In 2023 ondernemen we de volgende activiteiten:
-    De informatiehuishouding wordt opgeschoond en stukken worden met terugwerkende kracht (tot 2000) archiefwaardig opgeborgen;
-    Het verbeterplan informatiebeheer wordt aan de hand van de handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden uitgewerkt en uitgevoerd;
-    Het bestaande informatiebeheerpakket wordt ontmanteld (Corsa Next);
-    Het zaakgericht werken wordt uitgerold door het verder uitwerken van beleid en het inrichten van het besluitvormings- en bezwaarschriftenproces in applicatie Djuma;
-    Nadat de capaciteit van informatiebeheer op orde is zal de tijdige vernietiging van stukken direct opgepakt worden;
-    Alle archiefbescheiden worden overgebracht naar het RHCe.

Voor de begroting 2023 zijn we gestart met een project om tot betere doelstellingen, indicatoren en activiteiten in het beleidsdeel van de begroting te komen. We willen hiermee de raad beter in staat stellen om beleidskeuzes te maken en te evalueren. Een aantal snel te realiseren verbeteringen is in deze begroting al doorgevoerd. Structurele kwaliteitsverbetering vraagt meer tijd. De stappen die hiervoor nodig zijn koppelen we aan logische momenten om beleid te actualiseren.  

Rechtmatigheidsverantwoording 
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is opnieuw een jaar uitgesteld. Vanaf 2023 legt het college van B&W zelf verantwoording over af over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Onze inspanningen zetten we onveranderd voort. We gebruiken 2022 nu als een extra proefjaar. In 2023 ontwikkelen we de risicoanalyse verder door. De resultaten verwerken we in de interne beheersing en toetsing van de (financieel) belangrijkste processen.

Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (DHT)
Het huidige convenant Horizontaal Toezicht met de belastingdienst loopt eind 2022 af. Om voor een nieuw convenant in aanmerking te komen moet het horizontaal toezicht ‘doorontwikkeld’ worden. We zijn momenteel de voorbereidingen hiervoor aan het treffen. Een onderdeel van de verscherpte eisen van het DHT is zorgdragen voor een systeem van interne beheersing. De invoering hiervan zal in 2023 zijn beslag krijgen.

Toelichting
De totale bedrijfsvoeringskosten nemen toe met €4.274. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door de toename van de personele bedrijfsvoeringskosten a €3.725. De toename wordt veroorzaakt door de in de begroting 2023 opgevoerde  formatieve uitbreiding t.b.v. de uitvoering van wettelijke taken en het coalitieakkoord met 17,37 fte a €1.095.  Daarnaast nemen de inhuurkosten toe a €1.137, conform de uitwerking van Burap I en II in 2022.  Tot slot is er een toename in de Algemene personele kosten a €1.010. Deze wordt veroorzaakt door de uitwerking van het plan van aanpak voor informatiebeheer, zoals dat in de Burap II 2022 is verwerkt. Naast de toename in de personele bedrijfsvoeringskosten nemen ook de kosten voor informatisering & automatisering toe a €544.  Deze wordt veroorzaakt door de extra kosten voor Hybride werken, lease laptops en smartphones conform de uitwerking van Burap I 2022 en de eerder in de begroting 2020 opgenomen verwachte toename van de applicatiebeheerkosten. De overige toename is toe te schrijven aan de jaarlijkse indexatie.