Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering van de organisatie is het domein en de verantwoordelijkheid van het college van B en W. Het college informeert de raad hierover via de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en de jaarrekening. Deze paragraaf beschrijft op hoofdlijnen de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering die in 2023 hebben plaats gevonden. 

Hieronder wordt de voortgang van de 4 bedrijfsvoeringsdoelstellingen per activiteit zoals benoemd in de begroting 2023 uiteengezet.

B.01 Investeren in de ontwikkeling (groei) van de organisatie
De organisatie moet zich blijven ontwikkelen om het tempo van de ontwikkelingen in de samenleving bij te kunnen houden. Het werk wordt steeds complexer, daarnaast verwachten inwoners en ondernemers steeds meer samenspraak en participatie. De gemeente Veldhoven staat voor een schaalsprong van een dorp van verschillende kernen naar een gemeente met steeds meer stedelijke kenmerken. We willen de organisatie voorbereiden en klaarmaken voor de toekomst. Zo kunnen we onze taken blijven uitvoeren en de kwaliteit van onze dienstverlening garanderen. Een onderdeel hiervan is een toekomstvisie op de gemeente Veldhoven. Dit geeft richting en houvast aan de ambtelijke organisatie en bevorderd de prioritering van werkzaamheden. Een ander onderdeel is de duurzame inzetbaarheid van personeel. Betrokkenheid bij het werk en werkplezier zijn onderdelen die passen bij een wendbare organisatie. Om ons voor te bereiden op de toekomst werden de volgende activiteiten in 2023 opgepakt:
-    Het uitvoeren van de ontwikkel- en veranderadviezen volgend op de organisatie analyse van BMC. Status: In augustus 2023 is een projectgroep van start gegaan met het actualiseren van de organisatievisie. In deze visie zijn ook de ontwikkel- en veranderadviezen volgend op de organisatie analyse van BMC meegenomen. De organisatievisie is in 2023 met de ambtelijke organisatie doorleeft en het college heeft eind 2023 het voorgenomen besluit genomen om akkoord te gaan met de organisatievisie in afwachting van het advies van de OR. 
-    Ontwikkelen en opleveren van een strategische personeelsplanning, inclusief de verwerking van bestuurlijke prioriteiten en de input vanuit de visie op Veldhoven. Status: in 2023 is een begin gemaakt met een kwantitatieve analyse van de organisatie op afdelingsniveau. De verwerking van de bestuurlijke prioriteiten en de input vanuit de visie op Veldhoven zijn hier nog niet in verwerkt, omdat die projecten nog niet zijn afgerond.
-    Ontwikkelen en rapporteren van de voortgang van een ‘Visie op Veldhoven’. Status: Er is in 2023 flinke vooruitgang geboekt in het opstellen van de Visie op Veldhoven. Voor de visie op Veldhoven is uitgebreid veldwerk gedaan in de zomer van 2023. In oktober 2023 zijn diversen gesprekken georganiseerd in wijkcentra, in de Kromstraat en op de ASML-campus. Zo heeft de Veldhovense samenleving de kans gekregen om hun ideeën en zorgen met ons te delen. De opbrengst is uiteindelijk vertaald in thema's. Eind 2023 is een expositie in de Burgerhal van het gemeentehuis van start gegaan waar geïnteresseerden onderwerpen per thema konden benoemen.  
-    Ontwikkelen van een dashboard ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en/ of een van de primaire processen. Status: Deze activiteit uit de routekaart is niet vertaald naar een stip uit de
Geluksexpeditie en komt daarmee te vervallen. In de praktijk is door de programmamanager van de geluksexpeditie een dashboard gecreëerd om de operationele voortgang van de geluksexpeditie te monitoren.

B.02 Meer aandacht voor duurzaamheid, klimaat neutraal en innovatief inkopen
Als gemeente geven we publiek geld uit. Het is belangrijk om dit weloverwogen te doen op zowel een doelmatige als rechtmatige manier. Veldhoven heeft zich in 2021 aangesloten bij het Manifest Verantwoord Inkopen. Naast het ondertekenen van het Manifest is de organisatie aan de slag gegaan met het schrijven van een actieplan met het doel om maatschappelijk verantwoord inkopen structureel vast te leggen binnen het inkoopproces vanaf 2025. Binnen dit actieplan is gekozen voor drie centrale thema’s waar extra aandacht aan wordt besteed. Deze thema’s zijn Circulair inkopen, Klimaat neutraal inkopen en Innovatiegericht inkopen. 
-    Organiseren van kennissessies voor collega’s over thema’s binnen het maatschappelijk verantwoord inkopen. Status: Er zijn in 2023 kennissessies georganiseerd binnen de teams van Projecten en van Beheer. Verder is er veel aandacht besteed aan het delen van kennis en ervaringen in de organisatie door onder andere het delen van succesverhalen via het MVI inspiratiemagazine via het intranet. Daarmee is deze activiteit in 2023 uitgevoerd.
-    Circulariteit onder de aandacht brengen met een aantal specifieke projecten die zich mogelijk lenen tot circulair bouwen, vervangen en/of slopen. Status:  Deze activiteit is in 2023 uitgevoerd binnen het project Inrichting Landschapszone aanbesteding Zilverackers fase 1 waarin diverse circulaire optimalisaties zijn doorgevoerd. Ook het project Reconstructie Oude kerkstraat waarbij inschrijvers werden beoordeeld d.m.v. een MKI referentie (MKI is een methodiek voor de impact bepaling op milieu) .  Dit met als resultaat dat diverse circulaire optimalisaties zijn doorgevoerd, waaronder:
     • Hergebruik van grond binnen een straal van 25 km
     • Onderlaag asfalt met een hoger aandeel hergebruikt percentage asfaltgranulaat in de onderlaag,  
     • Deklaag asfalt met een hoger aandeel hergebruikt percentage asfaltgranulaat in de deklaag 
     • Inzet van biobound betonelementverharding en banden gemaakt van gerecycled olifantsgras en betonpuingranulaat. 
-    Klimaat neutraal inkopen bij ten minste 2 projecten door bij de aanbesteding aandacht te hebben voor de minimale eisen voor de aanbesteding. Bij de volgende projecten is in 2023 aandacht besteed aan de minimale eisen voor aanbesteding:
     1.    Woonrijp maken Huysackers (beplanting, water en speelelementen) waarbij de eisen uit de MVI-criteriatool meegenomen zijn (status: Afgerond)
     2.    Inrichting buitenterrein basisschool Zilverackers (meervoudig onderhands, laagste prijs): Op het gebied van milieu en biodiversiteit zijn eisen opgenomen in het bestek waarbij we materialen voorschrijven die hergebruikt kunnen worden zoals vrijgekomen  grond. Ook zullen materialen die vrijkomen uit de tijdelijke voorziening worden toegepast in de nieuw in te richten omgeving. (status: Afgerond)
    3.    Reconstructie Oude kerkstraat waarbij inschrijvers werden beoordeeld d.m.v. een MKI referentie  met als resultaat 258.962 kg. Co2 reductie (status: Afgerond)
    4.    Groen blauwe zone waarbij inschrijvers werden beoordeeld d.m.v. een MKI referentie met als resultaat 448.583 kg. Co2 reductie (status: Afgerond)
    5.    Elektrisch gereedschap voor de buitendienst zoals motorzagen, heggenscharen, bladblazers (status: Doorlopend)
-    Minimaal 2 aanbestedingen selecteren waar innovatieve aanbestedingsmethodieken worden toegepast. Status: In 2023 is door de projectgroep MVI geadviseerd om niet meer te sturen op innovatieve aanbestedingsmethodieken als doel op zich. Het stimuleren van innovatie door middel van inkopen is het doel. De methodiek is een middel om doelen te kunnen behalen. Daarmee is deze activiteit komen te vervallen.

B.03 Verbeteren van het Hybride Werken
De coronapandemie heeft voor een versnelde verandering in de manier van (samen)werken gezorgd. Meer medewerkers werken vaker thuis. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop we met elkaar samenwerken, welke systemen we gebruiken en de vaardigheden om goed samen te kunnen werken. Daarnaast heeft het gevolgen voor de fysieke ruimtes en uitrusting in het gemeentehuis en de medewerker thuis. Het is van belang dat we nadenken over de koers van werken c.q. samenwerken, elkaar ontmoeten en inwoners/ ondernemers ontvangen. Voor 2023 zijn onderstaande activiteiten gepland om te ondernemen: 
-    Alle medewerkers worden voorzien van hybride devices (laptop, oortjes, schermen, muis en toetsenbord). Status deze activiteit is afgerond in 2023.
-    Alle medewerkers worden voorzien van een smartphone. Status: Er bleek aanvullend onderzoek nodig om de behoefte van de organisatie in kaart te brengen. Het verstrekken van smartphones heeft daarom een jaar vertraging opgelopen.
-    Afspraken vastleggen over het beheer en gebruik van nieuwe apparatuur. Status: afgerond m.u.v. de nog te verstrekken smartphones.
-    Ontwikkelen en vaststellen van een visie op dienstverlening. Status: Om de visie op dienstverlening op te stellen, zijn er tientallen interviews gehouden. Dit gebeurde met collega’s uit de gehele organisatie, maar ook met belanghebbenden buiten de organisatie. Met behulp van deze input zijn ambities en groeikansen vastgelegd. De grootste verbeterpunten delen we alvast graag met jullie. De visie op dienstverlening zal naar verwachting in Q1 2024 ter besluitvorming aangeboden worden.

Verbeterpunten uit visie op dienstverlening:
     • Bereikbaarheid: We zijn goed bereikbaar in de eerste lijn. In de tweede lijn kan de bereikbaarheid beter. Ook hebben we behoefte aan duidelijke afspraken over het hybride werken en onze bereikbaarheid.
     • Uniformiteit: We werken nog niet altijd op dezelfde manier of vanuit eenduidige kaders. Het is goed om daar meer aandacht voor te hebben. We willen onze inwoners namelijk een gelijke kwaliteit bieden ongeacht welke medewerker iets afhandelt.
     • Klantgerichtheid: We vinden het belangrijk om klantgericht te zijn en we zijn betrokken naar onze inwoners toe. Er liggen nog wel kansen in proactief zijn en het inrichten van processen vanuit klantperspectief.
     • Samenwerking/integraliteit: We werken steeds meer samen en helpen elkaar. Het samenwerken kunnen we nog beter faciliteren om een betere dienstverlening te bieden.
     • Sturing: We starten ontwikkelingen en projecten op, maar zorgen niet altijd voor een goede afronding. We kunnen de continuïteit hierin vergroten door ook meer te sturen op beheer en borging. Dat is belangrijk voor een goede dienstverlening.
     • Digitalisering: We kunnen nog veel meer digitaliseren om de dienstverlening makkelijker en sneller te maken voor onze inwoners en ondernemers. Het is daarbij wel belangrijk dat we letten op klantvriendelijkheid en toegankelijkheid.

B.04 Informatiehuishouding verder op orde krijgen
Een belangrijk bedrijfsvoeringsaspect van de organisatie is de informatiehuishouding. In Veldhoven bestaat de informatiehuishouding uit het informatiebeheer, de informatiebeveiliging en het informatiemanagement. De verbinding tussen deze onderdelen bepalen de kwaliteit van het geheel. In 2021 bleek dat het informatiebeheer voor verbetering vatbaar is. We voldeden niet aan de wettelijke eisen en geldende normen. Daarnaast rapporteerden we niet goed genoeg over ons informatiebeheer. Na deze conclusies is een plan van aanpak opgesteld wat in 2023 en verder moet zorgen voor een betere beschikbaarheid en kwaliteit van informatie voor alle doeleinde. In 2023 heeft het cluster informatiebeheer grote stappen gezet in het verbeteren van het informatiebeheer. De interbestuurlijk toezichthouder informatie- en archiefbeheer van provincie Noord-Brabant heeft de gemeente Veldhoven gecomplimenteerd voor de ontwikkeling binnen het informatie- en archiefbeheer. Na twee jaar onder actief toezicht te hebben gestaan, is dit toezicht per november 2023 beëindigd. Van de 8 KPI's die door de archiefinspectie zijn bepaald waren er begin 2023 nog 5 op rood, en 1 op oranje. Eind 2023 staan er nog slechts 2 op oranje en de rest op groen. Daarmee luidt de algemene conclusie van het inspectierapport 'Voldoet gedeeltelijk'. 
-    De informatiehuishouding wordt opgeschoond en stukken worden met terugwerkende kracht (tot 2000) archiefwaardig opgeborgen. Status: afgerond. 
-    Het verbeterplan informatiebeheer wordt aan de hand van de handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) uitgewerkt en uitgevoerd. Status: De uitvoering van het verbeterplan informatiebeheer is in volle gang  en wordt aan de hand van de handreiking KIDO gecontinueerd.
-    Het bestaande informatiebeheerpakket wordt ontmanteld (Corsa Next). Status: Er zijn in 2023 stappen ondernomen om het informatiebeheerpakket te ontmantelen. De opgave blijkt echter omvangrijker te zijn dan vooraf gedacht en het project loopt daarom een vertraging op van een jaar.
-    Het zaakgericht werken wordt uitgerold door het verder uitwerken van beleid en het inrichten van het besluitvormings- en bezwaarschriftenproces in applicatie Djuma. Status: Het besluitvormings- en bezwaarschriftenproces in applicatie Djuma is in 2023 niet opgepakt na herprioritering van activiteiten.
-    Nadat de capaciteit van informatiebeheer op orde is zal de tijdige vernietiging van stukken direct opgepakt worden. Status: niet afgerond. We hebben eind 2023 nog maar 1 jaar achterstand weg te werken t.o.v. 2 jaar begin 2023.
-    Alle archiefbescheiden worden overgebracht naar het RHCe. Status: afgerond.

Rechtszaken 2023

Tot slot, volgt hieronder een overzicht van de rechtszaken die in 2023 hebben plaatsgevonden.

Planning en control cyclus 
In 2023 hebben we het traject om tot betere kaderstelling binnen de planning en controlecyclus te komen doorgezet. We hebben een handreiking opgesteld met praktische handvatten bij het formuleren van doelen, indicatoren en activiteiten. Dit geeft goed richting om de P&C documenten te stroomlijnen, tot een logische opbouw te komen en de consistentie te bevorderen. 
We hebben een volgende verbeterslag in de doelstellingen, geplande activiteiten en meetindicatoren in de begroting 2024 gerealiseerd. 

In 2023 heeft de rekenkamer een onderzoek uitgevoerd hoe de raad omgaat met de onderdelen van de planning & controlcyclus die tezamen het financiële sturings- en controle instrument van de raad vormen. Het eindrapport wordt begin 2024 gepresenteerd. 

Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (DHT)
De Belastingdienst heeft alle oude Horizontaal Toezicht (HT)-convenanten opgezegd per 01-01-2023. Veldhoven heeft met de Belastingdienst een nieuw Individueel convenant Horizontaal Toezicht afgesloten. Daarvoor hebben we moeten aantonen dat we een goede fiscale beheersing hebben; dit is de Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht (DHT). In 2023 hebben we o.a. fiscale risico's opgepakt, onderzocht en afgestemd met de Belastingdienst en de fiscale kennis via interne opleidingen structureel verhoogd. Ook hebben we diverse fiscale controles uitgevoerd en ingericht.

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording
In 2022 is het wetsvoorstel ‘Wet versterking decentrale rekenkamers’ door de Eerste en Tweede Kamer aangenomen. In de nieuwe wet zijn bepalingen opgenomen over de verantwoording van rechtmatigheid in de jaarrekening van gemeenten. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college van burgemeester en wethouders  een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de financiële rechtmatigheid door de gemeente. Financiële rechtmatigheid heeft betrekking op het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen.
Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording aangegeven of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De verantwoording  is opgenomen in de jaarrekening.
De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor goede en zichtbare borging van rechtmatigheid in de processen en procedures. Het college draagt zorg voor de interne toetsing van de rechtmatigheid  van beheershandelingen . Hiervoor voeren we verbijzonderde interne controles op de processen uit. Deze controles vinden plaats op basis van een jaarlijks intern controleplan. Bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording baseert het college zich in belangrijke mate op de kwaliteit, bevindingen en conclusies uit deze controles.
In deze toelichting hanteren we de door de raad vastgestelde rapportagegrens van € 100. Onrechtmatigheden onder deze grens lichten we niet toe.
Begrotingsonrechtmatigheden die op basis van ons beleid acceptabel zijn hebben we toegelicht bij de individuele programma's. Het resterend saldo van niet acceptabele begrotingsonrechtmatigheden is  € 50. 
Met betrekking tot het voorwaardencriterium zijn drie onrechtmatigheden aangetroffen, voor een totaalbedrag van € 174.  Twee onrechtmatigheden betreffen aanbestedingen die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed, totaal € 169. Het gaat voor € 85 om een enkelvoudig gegunde aanbesteding  van internet services waarvan inmiddels de EU drempel is overschreden.  De nieuwe aanbesteding is opgepakt en gunning zal in 2024 plaatsvinden.  Daarnaast is een inhuuropdracht verlengd, wat tot een onrechtmatigheid van € 84 heeft geleid.  De inhuurovereenkomst is eind 2023 beëindigd. 
Beide betreffen incidentele onrechtmatigheden. We blijven aandacht geven aan het tijdig starten van aanbestedingen. 

Wij hebben geen niet financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen aangetroffen.

Ook veelvuldig afwijken van de normen uit de gids proportionaliteit bij aanbestedingen hebben we niet geconstateerd.

Fraude 

Bij fraude is sprake van bewuste misleiding om (al dan niet financieel) voordeel te krijgen. Daarom is fraude lastig te identificeren. De fraudeur kan daarbij iedereen zijn, ieder vanuit zijn of haar eigen belang. 
In de context van deze toelichting doelen we met fraude op bewuste misleiding vanuit de eigen organisatie. Dit in tegenstelling tot misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Bij misbruik gaat het om derden die bewust niet (of tijdig) de goede gegevens en inlichtingen verstrekken aan de gemeente. Bij oneigenlijk gebruik wordt in strijd met de bedoeling van de wet gehandeld. 
M&O valt onder de financiële rechtmatigheid; eventuele bevindingen komen in de rechtmatigheidsverantwoording met toelichting aan de orde. 

Om een cultuur van eerlijkheid te bevorderen heeft de gemeente Veldhoven de volgende regels afgesproken:
-     Afleggen van de ambtseed of -belofte 
-    Gedragscode voor goed ambtelijk handelen 
-    Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid 
-    Regeling melding vermoeden misstand 
-    Sanctiebeleid 
-    Regeling verklaring omtrent gedrag 
-    Informatie over de vertrouwenspersonen. 

Een interne frauderisicoanalyse waarin frauderisico’s worden geïdentificeerd en relevante interne controlemaatregelen gedefinieerd om deze frauderisico’s te mitigeren is nog niet integraal aanwezig en onderhanden. Vanwege capaciteitsgebrek is het niet gelukt de risicoanalyse verder door te ontwikkelen.
Binnen de verschillende financieel materiële processen hebben we wel afzonderlijke beheersmaatregelen ingevoerd om frauderisico’s te beperken. De belangrijkste zijn: 
-    Functiescheiding 
-    Verantwoording van opbrengsten 
-    Training m.b.t. integriteit en ondermijning
-    Borging van objectieve prijsbepaling 
-    Training m.b.t. gegevensbescherming en informatiebeveiliging.
-    Verbijzonderde interne controle op de meest risicovolle processen. 

Desondanks blijven restrisico’s aanwezig, waarvan wij als de belangrijkste identificeren: 
-     Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management 
-    Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden) 
-    Frauderisico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken 
-    Grondexploitaties: risico op onjuiste waarderingen. 

In 2023 zijn geen gevallen van fraude vanuit de eigen organisatie naar voren gekomen.

Bedrijfsvoeringskosten (organisatiekosten) zijn kosten die gemaakt moeten worden om te komen tot het uitvoeren van de doelen, taken en kaders die zijn beschreven in de voorgaande programma’s. 
Als we het hebben over bedrijfsvoeringskosten maken we een onderscheid tussen personele bedrijfsvoeringkosten (loonkosten, inhuurkosten, opleidingskosten etc.) en overige bedrijfsvoeringkosten zoals huisvesting, informatisering en automatisering. De totale bedrijfsvoeringkosten bedroegen in 2023 € 41,3 mln en er is een totaal voordeel behaald van € 227. Dit wordt veroorzaakt door het voordeel op de kosten voor informatisering en automatisering (excl. loon- en inhuurkosten).  Dit voordeel valt weg tegenover een nadeel van € 275 op de inhuurkosten bij informatisering en automatisering. Hieronder volgt een gespecificeerd overzicht.

Op totaalniveau zien we een nadeel op de personele bedrijfsvoeringkosten van  € 109, een afwijking van 0,3% ten opzichte van de begroting. 
Op de totale loonkosten inclusief vergoeding voor personeel is een positief resultaat zichtbaar van € 845. Daar staat een overschrijding tegenover op de inhuurkosten van afgerond € 1.1 mln. Als percentage van de loonsom komen de inhuurkosten in 2023 uit op 31%. Gecorrigeerd voor inhuur die volledig door derden bekostigd wordt komt het aandeel uit op 28,5%. Bij het beoordelen van de tijdelijke inzet van extern personeel wordt er rekening gehouden met de budgetruimte binnen de loonkosten, in 2023 is de ruimte op de loonkosten onvoldoende gebleken.  In 2023 is de totale inhuurportefeuille tegen het licht gehouden en zijn gerichte acties uitgezet met als doel om de inhuurkosten structureel naar beneden te brengen. De effecten daarvan zullen in 2024 periodiek gemonitord worden. Op de algemene personele kosten is in 2023 een positief resultaat van € 131 behaald. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt omdat het budget voor incidentele investeringen in de organisatie/interne mobiliteit niet volledig is benut.