Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is een van de verplichte onderdelen van de gemeentelijke begroting en jaarrekening volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Voor het jaar 2025 biedt dit onderdeel een overzicht van de interne processen en activiteiten die bijdragen aan de efficiëntie en effectiviteit van de gemeentelijke organisatie: 

• Onze missie, visie & kernwaarden, aangevuld met het coalitieprogramma en bestuurs-agenda zijn vertaald in een strategie en SMART doelstellingen; 

• Ons resultaat/maatschappelijk effect wordt gemeten, geëvalueerd en gedeeld met onze stakeholders; 

• Onze organisatie- en processtructuur flexibel en efficiënt zijn opgezet, waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor iedereen helder zijn; 

• De competenties van onze mensen zijn toereikend en ze blijven zich continue ontwikkelen; 

• De ervaren cultuur sluit aan op de kernwaarden van onze organisatie en draagt bij aan het behalen van resultaten; 

• Er zijn voldoende middelen (o.a. Fte’s, €’s, faciliteiten en systemen) beschikbaar zodat we het werk goed kunnen uitvoeren. 

In deze paragraaf wordt verder ingegaan op de belangrijkste ontwikkelingen en resultaten van het afgelopen jaar om de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers te waarborgen en te verbeteren. 

Om te sturen op het bereiken van onze doelstellingen beschikken we over een adequate planning- en controlcyclus. Gedurende het jaar sturen we op de voortgang van de geplande activiteiten en de financiële stand van zaken aan de hand van drie tussentijdse bestuursrapportages. Aan het eind van het jaar leggen we in de jaarstukken verantwoording af over het bereiken van de beleidsdoelstellingen en financiën. Naast de uitvoering van de cyclus kunnen we over 2025 rapporteren:

1. Op advies van de rekenkamer is een gemengde werkgroep gevormd die uitvoering heeft gegeven aan een groot aantal aanbevelingen uit het rekenkamerrapport over de Planning & Control cyclus van de gemeente Veldhoven. Najaar 2025 heeft de raad het advies van de werkgroep overgenomen en de Nota P&C cyclus Veldhoven 2026 vastgesteld.
2. Naar aanleiding van een negatieve financiële bijstelling bij burap 1 2025, en een motie van de raad, heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de inrichting van het financieel beleid, beheer, uitvoering en interne controle en waar verbeteringen mogelijk zijn. Najaar 2025 is het eindrapport gepresenteerd; de aanbevelingen zijn door de organisatie opgepakt.  

Actualisatie van de Notitie Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) en het opstellen van een integrale frauderisicoanalyse, beide gepland voor 2025, zijn opnieuw door capaciteitsgebrek vertraagd en doorgeschoven naar 2026.  

 Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de financiële rechtmatigheid door de gemeente. Financiële rechtmatigheid heeft betrekking op het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen. Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording aangegeven of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor goede en zichtbare borging van rechtmatigheid in de processen en procedures. Het college draagt zorg voor de interne toetsing van de rechtmatigheid van beheershandelingen. Hiervoor voeren we verbijzonderde interne controles op de processen uit. Deze controles vinden plaats op basis van een jaarlijks intern controleplan. Bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording baseert het college zich in belangrijke mate op de kwaliteit, bevindingen en conclusies uit deze controles. In deze toelichting hanteren we de door de raad vastgestelde rapportagegrens van € 100. Onrechtmatigheden onder deze grens lichten we niet toe.

Begrotingscriterium
Begrotingsonrechtmatigheden die op basis van ons beleid acceptabel zijn hebben we toegelicht bij de individuele programma's. Het resterend saldo van niet acceptabele begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 250.

Voorwaardencriterium
Met betrekking tot het voorwaardencriterium zijn 14 onrechtmatigheden aangetroffen, voor een totaalbedrag van € 1.690. Drie daarvan betreffen inhuur van extern personeel waarbij contracten uit eerdere jaren (2020/2022) zijn doorgelopen en ten onrechte niet via de marktplaats voor externe inhuur zijn aanbesteed. Het gaat om een totaalbedrag van € 263. De omvangrijkste betreft de inzet voor de flexibele opschaling van het Klantcontact Centrum (€ 160). Deze contracten betreffen vooral erfenissen uit het verleden en hebben (deels) ook in 2025 nog doorgelopen. De contracten zijn allen in 2025 beëindigd.

Tien onrechtmatigheden betreffen leveringen of diensten die 1 op 1 zijn gegund, of meervoudig onderhands, terwijl de Europese drempel is overschreden. Het gaat om een totaalbedrag van € 1.427. De grootste betreffen drie samenhangende opdrachten m.b.t. procesbegeleiding en uitwerking ontwikkelstrategie en -kader De Run (€ 358), een maatwerkovereenkomst voor gespecialiseerde kinderopvang (€ 256), een overbruggingsovereenkomst voor tijdelijke energievoorziening voor basisschool Zilverackers (€ 245), samenhangende opdrachten voor gebiedsvisie en masterplan de Run/HomeBase (€ 226), advisering voor de herstructurering van Veldhoven-Centrum (€ 123) en een raamovereenkomst voor vergunningverlening geleverd door de Omgevingsdienst Nederland (€ 105). De maatwerkovereenkomst voor kinderopvang is eind 2025 beëindigd, de overige contracten lopen in 2026 af. Door samenhang in opdrachten die 1 op 1 zijn gegund, is in een aantal gevallen sprake geweest van het onrechtmatig ‘opknippen’ van opdrachten. In andere gevallen heeft vertraging in doorlooptijd tot meerkosten geleid waardoor de Europese aanbestedingsgrens is overschreden; of heeft het Europese aanbestedingstraject meer doorlooptijd gekost. Om dergelijke fouten zoveel mogelijk te voorkomen werken we aan kennisontwikkeling, advisering en ondersteuning rondom aanbesteding ten behoeve van onze primaire processen.

Wij hebben geen niet financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen aangetroffen. Ook veelvuldig afwijken van de normen uit de gids proportionaliteit bij aanbestedingen hebben we niet geconstateerd.

M&O-criterium
Bij het M&O-criterium gaat het erom dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen, dan wel op te sporen. Dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Ons overkoepelend M&O beleid ligt vast in de beleidsnota M&O. De actualisatie van deze nota is vertraagd en zal in 2026 plaatsvinden. Uit de interne controles zijn geen bevindingen naar voren gekomen dat het M&O beleid niet is nageleefd. In 2025 zijn 8 terugvorderingen gedaan die het gevolg waren van misbruik of oneigenlijk gebruik van een uitkering, voor een bedrag van € 81. In 7 gevallen is een boete opgelegd.

Fraude
Bij fraude is sprake van bewuste misleiding om (al dan niet financieel) voordeel te krijgen. Daarom is fraude lastig te identificeren. De fraudeur kan daarbij iedereen zijn, ieder vanuit zijn of haar eigen belang. In de context van deze toelichting doelen we met fraude op bewuste misleiding vanuit de eigen organisatie. Dit in tegenstelling tot misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Bij misbruik gaat het om derden die bewust niet (of tijdig) de goede gegevens en inlichtingen verstrekken aan de gemeente. Bij oneigenlijk gebruik wordt in strijd met de bedoeling van de wet gehandeld. M&O valt onder de financiële rechtmatigheid; eventuele bevindingen komen in de rechtmatigheidsverantwoording met toelichting aan de orde. Om een cultuur van eerlijkheid te bevorderen heeft de gemeente Veldhoven de volgende regels afgesproken:
- Afleggen van de ambtseed of -belofte
- Gedragscode voor goed ambtelijk handelen
- Procesbeschrijving Sociale veiligheid
- Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid
- Regeling melding vermoeden misstand
- Sanctiebeleid
- Regeling verklaring omtrent gedrag
- Informatie over de vertrouwenspersonen.

Een interne frauderisicoanalyse waarin frauderisico’s worden geïdentificeerd en relevante interne controlemaatregelen gedefinieerd om deze frauderisico’s te mitigeren is nog niet integraal aanwezig en onderhanden. Vanwege capaciteitsgebrek is het niet gelukt de risicoanalyse verder door te ontwikkelen. Dit staat gepland voor 2026. Binnen de verschillende financieel materiële processen hebben we wel afzonderlijke beheersmaatregelen ingevoerd om frauderisico’s te beperken. De belangrijkste zijn:
- Functiescheiding
- Verantwoording van opbrengsten
- Training m.b.t. integriteit en ondermijning
- Borging van objectieve prijsbepaling
- Training m.b.t. gegevensbescherming en informatiebeveiliging.
- Verbijzonderde interne controle op de meest risicovolle processen.

Desondanks blijven restrisico’s aanwezig, waarvan wij als de belangrijkste identificeren:
- Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management
- Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden)
- Frauderisico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken
- Grondexploitaties: risico op onjuiste waarderingen.