Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering van de organisatie is het domein en de verantwoordelijkheid van het college van B en W. Het college informeert de raad hierover via de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en de jaarrekening. Deze paragraaf beschrijft op hoofdlijnen de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering die in 2022 hebben plaats gevonden. 

Missie 
Alle medewerkers staan ten dienste van het bestuur, de inwoners, instellingen en bedrijven in Veldhoven. Wij brengen Veldhoven verder, helpen waar we kunnen en stellen grenzen waar nodig.

Personeel 
Duurzame inzetbaarheid, betrokkenheid bij het werk en werkplezier van medewerkers zijn ook in 2022 belangrijke onderwerpen voor de organisatie geweest. In de manier waarop we werken is sinds de intrede van Covid veel veranderd. Het hybride werken vraagt iets anders van onze organisatie. Goede arbeidsomstandigheden zijn de verantwoordelijkheid van de werkgever. Daarom zijn in 2022 ook diverse initiatieven ontplooit om de werknemers te voorzien van middelen en faciliteiten die een hybride manier van werken ondersteunen.

Bijstellingen
In de begroting 2022 is 23 fte uitbreiding toegekend omdat de ambtelijke capaciteit niet meer aansloot op de opgaven en ambities. Daarop zijn in 2022 een aantal onderzoeken uitgevoerd volgend uit de routekaart. Onderzoeksbureau BMC heeft een organisatiescan uitgevoerd en globaal geschetst welke formatie passend zou zijn voor de gemeente Veldhoven bij de ambities en taken die uitgevoerd worden. Het onderzoek legitimeerde de capaciteitsuitbreiding zoals die in 2023 is toegekend en schetst een groei naar 400 fte in 2030.
Ook is er een cultuurscan uitgevoerd door Collegamento. Om een wendbare en flexibele organisatie te kunnen zijn is een beweging nodig. De cultuurscan heeft inzicht gegeven in het ontwikkelpotentieel van de organisatie. Daarop zijn initiatieven ontplooit om deze beweging in gang te zetten. Door her prioritering is het planmatig werken nog niet geïmplementeerd in 2022, in 2023 wordt dit alsnog bekeken. Gelet op de krappe arbeidsmarkt is in 2022 ingezet op arbeidsmarktcommunicatie. 

(Netwerk)organisatie 
Op het gebied van netwerkorganisatie zijn in 2022 geen nieuwe initiatieven ontwikkeld. Het werken in netwerken heeft wel plaatsgevonden, zij het dan vooral digitaal.

Huisvesting 
De ’anderhalve meter-inrichting’ van het gemeentehuis is in het eerste kwartaal van 2022 voortgezet, zodat bezoekers en medewerkers veilig in het gemeentehuis konden zijn. Vanwege de hybride manier van werken, thuis en op kantoor, ontstond er een behoefte aan digitale vergadermogelijkheden (videoconference). Daarop zijn meerdere vergaderruimtes aangepast om dit mogelijk te maken. Daarnaast zijn er in 2022 beeldbelunits aangeschaft die het mogelijk maken om één op één te kunnen beeldbellen. Ook is in 2022 op de begane grond van het gemeentehuis de vloerbedekking vervangen en is de overige inrichting gemoderniseerd. Door de (publieke) ruimtes op de begane grond te moderniseren hebben we ervoor gezorgd dat de toegankelijkheid en veiligheid is geborgd en zijn we in staat om de dienstverlening verder te optimaliseren.

Samenwerking 
De samenwerking binnen de regio is voortgezet. Vanwege de coronamaatregelen is het contact met name digitaal geweest.  

Dienstverlening 
Voor onze dienstverlening is in 2022 op de volgende manieren gewerkt:
•    We leven ons in in de vraag van burgers, bedrijven en instellingen, stellen de vraag centraal en denken mee;
•    De communicatie met onze klanten is helder, transparant en passend bij de situatie; 
•    We gaan zorgvuldig om met de gegevens van onze klanten en zorgen voor veilige opslag en verwerking daarvan;
•    We werken efficiënt met oog voor de behoeften van onze klanten. 
We volgen wat inwoners van onze dienstverlening vinden. We gebruiken hun mening  om de dienstverlening te verbeteren.

Juridische kwaliteitszorg 
Binnen de gemeentelijke organisatie wordt gestructureerd gewerkt aan de juridische kwaliteitszorg. Daartoe zijn kwaliteitsnormen vastgesteld. Doel is maatregelen te treffen die er op zijn gericht dat de kwaliteit van de gemeentelijke producten en diensten voldoet aan de wettelijke eisen. In 2022 zijn onder meer de volgende actiepunten uitgevoerd: 
•    Nagaan/verder invoeren van nieuwe wetgeving, waaronder: Wet open overheid, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, kostenverhaal onder de Omgevingswet;
•    Verder invoeren van EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (privacy); 
•    Verder aanpakken en invoeren van centrale registratie van alle contracten;
•    Actualiseren van gemeentelijke regelgeving en mandaatregeling; 
•    Analyseren/meten/rapporteren (rechtszaken, bezwaren & klachten, databestanden voor regelingen en contracten);
•    De Juridische kwaliteitszorg evalueren.

Rechtszaken 2022


Inkoop 
Inkopen binnen de Gemeente Veldhoven doen we voor een groot deel op het centrale inkoop cluster. Vanuit het cluster helpen we ook de andere afdelingen bij het inkopen van producten en diensten. We adviseren op het gehele aanbestedingstraject en ondersteunen bij de dossieroplegging voor het contractbeheer.
We verbeteren steeds onze inkoopkennis en -vaardigheden. We streven ook continue naar een hogere kwaliteit van de ingekochte producten en diensten tegen de juiste prijs conform de kaders van het intern inkoopplan. D.m.v. de inkoopexpertise binnen het cluster en die van onze partners bij BIZOB (regionale inkooporganisatie) maken we gebruik van schaalvoordelen, benaderen we inkopen afdeling-overstijgend om zo het inkoopproces continue te verbeteren. Ook kunnen we op deze manier besparingen bereiken. 
Binnen inkoop hebben een aantal onderwerpen een belangrijke plaats. Het gaat dan om doelmatigheid, inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (social return), duurzaamheid en de positie van het MKB. 
Daar waar contractmanagement eerder alleen werd uitgevoerd voor het sociaal domein en gezamenlijke aanbestedingen, komen hiervoor nu ook steeds meer vragen vanuit andere afdelingen, zoals BenR. Een nieuw en centraal contractbeheersysteem staat nog steeds op de planning, maar is door opstart problemen in de bestaande applicatie en door capaciteitsproblemen vooruit geschoven door andere prioriteiten in de organisatie. 

Informatievoorziening 
In maart 2022 heeft het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), als toezichthouder op het informatiebeheer bij gemeenten in Metropoolregio Eindhoven, inspecties uitgevoerd naar het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Veldhoven. Uit deze inspecties komt een helder oordeel: De zorg en het beheer van archiefbescheiden door de gemeente Veldhoven voldoet niet aan de toepasselijke wet- en regelgeving. 
Van de 8 Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) waar de gemeente aan moet voldoen, zijn er 5 onvoldoende, 2 matig en 1 voldoende. De Provincie heeft in het toezichtoordeel Informatiebeheer en Archiefbeheer aangegeven dat zonder concrete stappen het toezicht wordt verscherpt.

Om alle acties en projecten in beeld te krijgen en daarmee te voldoen aan de verantwoording richting Provincie en het RHCe, is een verbeterplan opgesteld. Met het toekennen van budget, de vervanging van de coördinator en start van een projectleider zijn grote stappen gezet. Er is extra capaciteit ingehuurd om de achterstanden in het archief weg te werken. De eerste achterstanden zijn weg met het overbrengen van het archief van 1921 tot 1990. Op het gebied van het digitale informatiebeheer binnen de gehele organisatie worden ook stappen gezet, maar daar kennen de projecten een langere doorlooptijd.

Planning en control cyclus
In 2022 hebben we alle planning en control documenten opgesteld met behulp van de applicatie Pepperflow. Met de invoering van deze applicatie hebben we het gemeentebrede proces van plannen, monitoren en verantwoorden slimmer en duidelijker ingericht. 
Daarnaast zijn we gestart met een traject om tot betere kaderstelling binnen de planning en controlecyclus te komen. We hebben een eerste verbeterslag in de bepaling van doelstellingen, geplande activiteiten en meetindicatoren gerealiseerd. We hebben de ontwikkeling van de woonvisie als pilot gebruikt om de verbetering van de kaderstelling structureel te borgen in de gemeentelijke beleidsprocessen.

Rechtmatigheidsverantwoording
Medio 2022 heeft het Rijk besloten de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording opnieuw een jaar uit te stellen. Najaar 2022 heeft de 1e kamer het wetsvoorstel als hamerstuk vastgesteld waarmee de invoering per 2023 definitief is. Onze inspanningen hebben we onveranderd voortgezet. We hebben 2022 wederom als proefjaar gebruikt. Vanwege capaciteitsgebrek is het niet gelukt de risicoanalyse door te ontwikkelen. Het kwaliteitsniveau van de interne beheersing en toetsing van de (financieel) belangrijkste processen is gehandhaafd.
Omdat de wettelijke verplichting pas geldt vanaf boekjaar 2023 nemen we de verantwoording nog niet in de jaarrekening 2022 op, maar in deze paragraaf. Onderstaand vindt u de ingevulde modelverklaring rechtmatigheid. 

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders
In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de auditcommissie, namens de raad, op 20 juni 2022 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € 1.481.

Conclusie
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording
Uit de interne controles zijn drie onrechtmatigheden aangetroffen, voor een totaalbedrag van € 76. Dit bedrag ligt ruim onder de verantwoordingsgrens. 
De onrechtmatigheden liggen alle onder de rapporteringsgrens (€ 100). 
Wel betreft een van de onrechtmatigheden een bewust besluit om af te wijken van Europese aanbestedingsregels. Het gaat om een onrechtmatige inhuur van extern personeel, t.b.v. Kempenbaan West, van € 9. Als gevolg van vertragingen in dit omvangrijke project is de opdrachtwaarde toegenomen ten opzichte van de eerdere ramingen. In deze gevallen is het belang van een tijdige en kwalitatieve oplevering van Kempenbaan West zwaarder gewogen dan de rechtmatigheidseisen bij dit aanbestedingstraject. De inhuur is medio 2022, bij afronding van het project, beëindigd.

Fraude
Fraude krijgt meer aandacht in de jaarrekening. Eind 2021 heeft de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants besloten dat accountants vanaf boekjaar 2022 in de controleverklaring uitgebreider zullen rapporteren over fraude. 
Daarnaast heeft de commissie BBV geadviseerd om geconstateerde fraude(s) vanuit de eigen organisatie door bijvoorbeeld eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.
Aansluitend daarop gaan we hieronder verder op het onderwerp fraude in.

Bij fraude is sprake van bewuste misleiding om (al dan niet financieel) voordeel te krijgen. Daarom is fraude lastig te identificeren. De fraudeur kan daarbij iedereen zijn, ieder vanuit zijn of haar eigen belang. 
In de context van deze toelichting doelen we met fraude op bewuste misleiding vanuit de eigen organisatie. Dit in tegenstelling tot misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Bij misbruik gaat het om derden die bewust niet (of tijdig) de goede gegevens en inlichtingen verstrekken aan de gemeente. Bij oneigenlijk gebruik wordt in strijd met de bedoeling van de wet gehandeld.
M&O valt onder de financiële rechtmatigheid; eventuele bevindingen komen in de rechtmatigheidsverantwoording met toelichting aan de orde.

Om een cultuur van eerlijkheid te bevorderen heeft de gemeente Veldhoven de volgende regels afgesproken:
-    Afleggen van de ambtseed of -belofte,
-    Gedragscode voor goed ambtelijk handelen,
-    Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid,
-    Regeling melding vermoeden misstand,
-    Sanctiebeleid,,
-    Regeling verklaring omtrent gedrag
-    Informatie over de vertrouwenspersonen.

Een interne frauderisicoanalyse waarin frauderisico’s worden geïdentificeerd en relevante interne controlemaatregelen gedefinieerd om deze frauderisico’s
te mitigeren is nog niet integraal aanwezig en onderhanden. Binnen de verschillende financieel materiële processen hebben we wel afzonderlijke beheersmaatregelen ingevoerd om frauderisico’s te beperken. De belangrijkste zijn:
-    Functiescheiding
-    Verantwoording van opbrengsten
-    Training m.b.t. integriteit en ondermijning
-    Borging van objectieve prijsbepaling
-    Training m.b.t. gegevensbescherming en informatiebeveiliging.
-    Verbijzonderde interne controle op de meest risicovolle processen.

Desondanks blijven restrisico’s aanwezig, waarvan wij als de belangrijkste identificeren: 
-    Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management
-    Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden)
-    Frauderisico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken
-    Grondexploitaties: risico op onjuiste waarderingen. 

In 2022 zijn geen gevallen van fraude vanuit de eigen organisatie naar voren gekomen.

Bedrijfsvoeringskosten ( organisatiekosten) zijn kosten die gemaakt moeten worden om te komen tot het uitvoeren van de doelen, taken en kaders die zijn beschreven in de voorgaande programma’s. 
Als we het hebben over bedrijfsvoeringskosten maken we een onderscheid tussen personele bedrijfsvoeringkosten (loonkosten, inhuurkosten, opleidingskosten etc.) en overige bedrijfsvoeringkosten zoals huisvesting, informatisering en automatisering. Het totaal in 2022 aan bedrijfsvoeringkosten bedraagt €38,5 mln en er is een totaal voordeel behaald van €1.329. Dit wordt grotendeels veroorzaakt enerzijds door de personele bedrijfsvoeringskosten, zie toelichting onder tabel 2. Anderzijds door het voordeel op de kosten voor informatisering en automatisering.  Dit voordeel komt voornamelijk  door vertraging van de levering van laptops (voordeel € 250), en het niet benutten van het budget voor systeem- en applicatiesoftware (voordeel € 204). Hieronder volgt een gespecificeerd overzicht. 

Op totaalniveau zien we een voordeel op de personele bedrijfsvoeringkosten van  €821, een afwijking van 2% ten opzichte van de begroting. 
Op de totale loonkosten inclusief vergoeding voor personeel is een positief resultaat zichtbaar van €1,2 mln. Onderdeel van dit overschot is de getroffen voorziening  van €558 om de pensioenverplichtingen van (oud) bestuurders op te vangen.  Daar staat een overschrijding tegenover op de inhuurkosten van € 925. Bij het beoordelen van de tijdelijke inzet van extern personeel wordt er rekening gehouden met de budgetruimte binnen de loonkosten.  Op de algemene personele kosten is in 2022 een positief resultaat van €278  behaald. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt omdat het budget voor incidentele investeringen in de organisatie/interne mobiliteit niet volledig is benut.