Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering gaat in essentie over het organiseren, sturen en beheersen van de bedrijfsprocessen, gericht op het uitvoeren van onze taken en het behalen van onze doelen.  De juiste strategie zal bijdrage aan het vinden van de balans tussen de gewenste resultaten en de bestaande interne mogelijkheden van onze gemeente. De randvoorwaarden van onze bedrijfsvoering zijn:

-    Onze missie, visie & kernwaarden, aangevuld met het coalitieprogramma en bestuursagenda zijn vertaald in een strategie en SMART doelstellingen;
-    Ons resultaat / maatschappelijk effect wordt gemeten, geëvalueerd en gedeeld met onze stakeholders;
-    Onze organisatie- en processtructuur  flexibel en efficiënt zijn opgezet, waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor iedereen helder zijn;
-    De competenties van onze mensen zijn toereikend en ze blijven zich continue ontwikkelen;
-    De ervaren cultuur sluit aan op de kernwaarden van onze organisatie en draagt bij aan het behalen van resultaten;
-    Er zijn voldoende middelen (o.a. Fte’s, €’s, faciliteiten en systemen) beschikbaar zodat we het werk goed kunnen uitvoeren.

Zoals duidelijk wordt in de randvoorwaarden zijn er globaal gezien zes aandachtsgebieden te benoemen die beschouwd worden als belangrijke fundamenten van iedere organisatie/bedrijfsvoering .  Dit zijn: strategie, structuur, cultuur, mensen, middelen en resultaten.  We benaderen de zes aandachtsgebieden in samenhang en zorgen dat de bedrijfsvoering in balans is en blijft.

In het vervolg van deze paragraaf gaan we in op de strategische bedrijfsvoeringsthema's en de bedrijfsvoeringsdoelstellingen.

In de fase waarin de organisatie zich nu bevindt worden een zestal strategische bedrijfsvoeringsthema's onderkend waar de komende jaren planmatig aan gewerkt wordt. De thema's richten zich op bredere lange termijn gebieden die van belang zijn voor onze organisatie.  

1. Besturingsprocessen zijn op orde
Onze besturingsprocessen zijn goed ingericht (college- en raadsproces, planning- en control cyclus en overige sturingselementen) en maken dat we vanuit die basis verder kunnen bouwen. 

2. Helderheid in rollen, taken en verantwoordelijkheden
Het is wenselijk dat er meer duidelijkheid komt over de rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen onze organisatie.  Hier zal in 2024 verdere duidelijkheid in komen, zodat er een uniforme werkwijze ontstaat. 

3. Ontwikkeling van medewerkers
Onze medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Om te kunnen binden, boeien en borgen dat iedereen op het juiste moment op de juiste plek zit, is het belangrijk om over een goede strategische personeelsplanning (SPP) te beschikken. In 2024 leveren we een SPP op die zowel kwalitatief als kwantitatief van aard is. 

4. Integraal werken aan maatschappelijke opgaven
In 2024 gaan we verder investeren in het integraal werken in onze organisatie.  

5. leiderschap
Hier geven we op een duidelijke manier vorm aan. 

6. Focus 
Voor de organisatie is het van belang om steeds in verbinding te zijn met het gemeentebestuur, zodat wensen en mogelijkheden goed en tijdig op elkaar zijn afgestemd. Focus krijgt een prominente rol, om onze doelstellingen te bereiken.

Om de hiervoor genoemde thema’s op een goede manier inhoud te kunnen geven is een evenwichtige verdeling van de formatie over de organisatieonderdelen een voorwaarde. Dit wordt in 2024 integraal onderzocht door een op te stellen formatieplan. Hiervoor zijn mogelijkerwijs aanvullende middelen noodzakelijk. Zo nodig zullen deze via de reguliere P&C-producten aan de raad worden voorgelegd.

B.01 Investeren in de ontwikkeling (groei) van de organisatie.
De organisatie moet zich blijven ontwikkelen om het tempo van de ontwikkelingen in de samenleving bij te kunnen houden. Het werk wordt steeds complexer, daarnaast verwachten inwoners en ondernemers steeds meer samenspraak en participatie. De gemeente Veldhoven staat voor een schaalsprong van een dorp van verschillende kernen naar een gemeente met steeds meer stedelijke kenmerken. We willen de organisatie voorbereiden en klaarmaken voor de toekomst. Zo kunnen we onze taken blijven uitvoeren en de kwaliteit van onze dienstverlening garanderen. Een onderdeel hiervan is een toekomstvisie op de gemeente Veldhoven. Dit geeft richting en houvast aan de ambtelijke organisatie en bevorderd de prioritering van werkzaamheden. Een ander onderdeel is de duurzame inzetbaarheid van personeel. Betrokkenheid bij het werk en werkplezier zijn onderdelen die passen bij een wendbare organisatie. Om ons voor te bereiden op de toekomst zijn in de routekaart de volgende activiteiten voor 2024 opgenomen:
-    We voeren ontwikkel- en veranderadviezen uit door invulling te geven aan onze organisatievisie;
-    We ontwikkelen en implementeren een strategische personeelsplanning;
-    We ontwikkelen en rapporteren over de voortgang van de ‘Visie op Veldhoven’.

B.02 Meer aandacht voor duurzaamheid, klimaat neutraal en innovatief inkopen.
Als gemeente geven we publiek geld uit. Het is belangrijk om dit weloverwogen te doen op zowel een doelmatige als rechtmatige manier. Veldhoven heeft zich in 2021 aangesloten bij het Manifest Verantwoord Inkopen. Naast het onderteken van het Manifest is de organisatie aan de slag gegaan met het schrijven van een actieplan met het doel om maatschappelijk verantwoord inkopen structureel vast te leggen binnen het inkoopproces vanaf 2025. Binnen dit actieplan is gekozen voor drie centrale thema’s waar extra aandacht aan wordt besteed. Deze thema’s zijn Circulair inkopen, Klimaat neutraal inkopen en Innovatiegericht inkopen. Voor 2024 zijn hier de volgende activiteiten benoemd:
- We leggen circulair asfalt/ bestratingsmateriaal in de St. Janstraat en Zandoerleseweg; 
- Circulariteit is onderdeel van alle aanbestedingen van inrichting openbare ruimte in bedrijfventerein Habraken;     
- Bij gemeentelijk vastgoed dat gesloopt gaat worden, passen we circulair slopen toe;
- We starten 3 aanbestedingen waar we een innovatieve inkoopmethodiek toepassen;
- De meest innovatieve aanbesteding binnen de organisatie zetten we in het zonnetje;
- Eenmaal per jaar delen we de voortgang van het MVI actieplan, actualiseren we deze en verankeren we de in processen en werkwijzen;
- We voeren een 0 meting uit; 
- We passen structureel een monitoring en rapportage methodiek toe om de voortgang te volgen.

B.03 Verbeteren van het Hybride Werken.
De Coronapandemie heeft voor een versnelde verandering in de manier van (samen)werken gezorgd. Meer medewerkers werken vaker thuis. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop we met elkaar samenwerken, welke systemen we gebruiken en de vaardigheden om goed samen te kunnen werken. Daarnaast heeft het gevolgen voor de fysieke ruimtes en uitrusting in het gemeentehuis en de medewerker thuis. Het is van belang dat we nadenken over de koers van werken c.q. samenwerken, elkaar ontmoeten en inwoners/ ondernemers ontvangen. Voor 2024 zijn we van plan de volgende activiteiten te ondernemen: 
-    We voorzien onze medewerkers van de juiste ondersteunende middelen;
-    We leggen afspraken vast over het beheer en gebruik van nieuwe apparatuur;
-    We ontwikkelen een visie op dienstverlening en stellen deze vast (incl. visie op digitalisering).

B.04 Informatiehuishouding verder op orde krijgen
Een belangrijk bedrijfsvoeringsaspect van de organisatie is de informatiehuishouding. In Veldhoven bestaat de informatiehuishouding uit het informatiebeheer, de informatiebeveiliging en het informatiemanagement. De verbinding tussen deze onderdelen bepalen de kwaliteit van het geheel. In 2021 bleek dat het informatiebeheer voor verbetering vatbaar is. We voldeden niet aan de wettelijke eisen en geldende normen. Daarnaast rapporteerden we niet goed genoeg over onze informatiebeheer. Na deze conclusies is een plan van aanpak opgesteld wat ook in 2024 voor een betere beschikbaarheid en kwaliteit van informatie voor alle doeleinde. In 2024 ondernemen we de volgende activiteiten:
- Volledig overzicht over netwerkschijven en ongestructureerde data;
- Djuma is volledig operationeel en gekoppeld aan applicatie iNavigator;
- We implementeren een volledig ingericht zaaksysteem gekoppeld aan applicatie iNavigator;  
- We implementeren een vastgestelde hotspotmonitor; 
- We vernietigen tijdig onze archiefbescheiden;
- We ronden het aanpak informatiebeheer succesvol af.

Om te sturen op het bereiken van onze doelstellingen beschikken we over een adequate planning- en controlcyclus. Gedurende het jaar sturen we op de voortgang van de geplande activiteiten en de financiële stand van zaken aan de hand van drie tussentijdse bestuursrapportages. Aan het eind van het jaar leggen we in de jaarstukken verantwoording af over het bereiken van de beleidsdoelstellingen en financiën.

Naast de uitvoering van de cyclus zijn in 2024 de volgende activiteiten gepland: 
-    Begin 2024 zal de rekenkamer het eindrapport over een onderzoek naar de planning- en controlcyclus aan de raad aanbieden voor behandeling. Eventuele aanbevelingen voor verbetering worden opgepakt. 
-    In 2024 ligt de focus van de bedrijfsvoeringsrapportages op verbeteringen in de aansturing op o.a. het financiële beheer en de inhuur van extern personeel. 
-    In de loop van 2024 zullen we een aanbestedingstraject starten voor de selectie van een nieuwe accountant met ingang van de jaarrekeningcontrole 2025.
-    Planmatiger werken, om onze beschikbare capaciteit optimaal in te zetten op de gemeentelijke opgaven. 

Toelichting
De begrote bedrijfsvoeringskosten nemen in 2024 toe met €852 t.o.v. de oorspronkelijke begroting 2023. De verwachte stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door de toename van de personele bedrijfsvoeringskosten met €685. Deze toename wordt veroorzaakt door de stijging van de loonkosten na verwerking van de CAO en de formatieve uitbreiding van 1 fte bij de Griffie. Buiten de personele bedrijfsvoeringskosten wordt de toename verklaard door de stijging van de huisvestingskosten a €169. Deze wordt voornamelijk veroorzaakt door de verwachte stijging van energiekosten, door de aanbesteding van het energiecontract voor gemeentelijke panden á €90. De overige toename is toe te schrijven aan de jaarlijkse indexatie.