Bedrijfsvoering

Toekomstbestendige organisatie 2027-2030:
De gemeente Veldhoven staat de komende jaren voor een groeiende maatschappelijke opgave. De snelle ontwikkeling van de Brainportregio, een toenemende bevolking, complexere wet- en regelgeving, een krappe arbeidsmarkt en structurele financiële druk vragen om een organisatie die slimmer, efficiënter en wendbaarder werkt.  Om ook op langere termijn een betrouwbare, wendbare en uitvoerbare organisatie te blijven, is gekozen voor een toekomstbestendige organisatie waarin informatisering, digitalisering, data en regie het fundament vormen. Deze koers sluit aan bij de vijf strategische overwegingen uit het Berenschot-onderzoek: balans tussen ambitie en middelen, beheersing van formatiegroei, een gezonde verhouding tussen structurele en tijdelijke inzet, strategische personeelsplanning en het benutten van efficiency om toekomstige capaciteitsvraag op te vangen.

Toelichting doorlopen proces:
Aan het Meerjarenplan Toekomstbestendige Organisatie 2027-2030 ging een zorgvuldig voortraject vooraf, bestaande uit de organisatievisie 'Gelukkig in Veldhoven', het formatieonderzoek van Berenschot en de besluitvorming over de urgente functies binnen Spoor 1. Op verzoek van de gemeenteraad heeft de organisatie uitvoering gegeven aan Project Spoor 2, met als doel te komen tot een meerjarig organisatieontwikkelplan. De uitkomsten hiervan zijn vastgelegd in het meerjarenplan Toekomstbestendige organisatie 2027-2030. Het meerjarenplan is tot stand gekomen door een integrale organisatiebrede afweging van de personele behoefte van de organisatie (geduid in het rapport van Berenschot). Daarbij zijn opgaven, wettelijke taken, bestuurlijke ambities, investeringen, efficiencykansen en personele consequenties beoordeeld op noodzaak, haalbaarheid en maatschappelijke impact. Dit heeft niet alleen geleid tot keuzes over investeringen, maar ook tot expliciete keuzes in focus, prioritering en ambitieniveau. Niet alles kan tegelijkertijd of op hetzelfde kwaliteits- en serviceniveau worden gerealiseerd; daarom zijn bewuste afwegingen gemaakt over tempo, uitvoering en inzet van beschikbare capaciteit. Dit alles is financieel vertaald en die financiële impact op korte en lange termijn heeft het uiteindelijke totaalbeeld opgeleverd.

De komende jaren wordt gewerkt met een jaarlijks uitvoeringsprogramma waarin de voortgang van de organisatieontwikkeling wordt gevolgd en afgezet tegen interne en externe ontwikkelingen. Op basis van deze monitoring kan waar nodig worden bijgestuurd via de reguliere planning- en controlcyclus, zodat de organisatie ook bij veranderende omstandigheden koersvast en uitvoerbaar blijft. Implementatie vindt daarnaast plaats met inachtneming van de medezeggenschap (OR).

Financieel en formatief perspectief 2027-2030 (hoofdlijnen):
Het meerjarenplan kent een investeringsfase in 2027 en 2028, gevolgd door een afnemende financiële claim. Vanaf 2029 zijn geraamde efficiencyvoordelen opgenomen, onder voorwaarde dat de geplande maatregelen tijdig en aantoonbaar worden gerealiseerd. De financiële doorwerking bedraagt € 1.201 in 2027, € 752 in 2028 en € 234 in 2029, waarna in 2030 een structurele besparing van € 263 wordt voorzien (cijfers x € 1.000). Daarbij wordt gestuurd op een beheerste ontwikkeling van de formatie, een verschuiving van capaciteit naar het organisatorische fundament en het realiseren van de randvoorwaarden die nodig zijn om de organisatie ook op langere termijn toekomstbestendig te houden. In de diverse programma's wordt meer duiding gegeven bij de aanvragen. De uitvoering van deze koers wordt ondersteund door een meerjarige routekaart met concrete mijlpalen, resultaten en evaluatiemomenten. Hieronder het totaaloverzicht in FTE-ontwikkeling en financiële ontwikkeling per afdeling en team:



Routekaart (opgesteld met globale acties vanuit Meerjarenpan 'Toekomstbestendige organisatie 2027-2030'):

Acties op hoofdlijnen per jaar:
2027:

• Starten met de werving van formatie.
• In 2027 is de Strategische Personeelsplanning (SPP) operationeel.
• Starten met de investeringsagenda informatisering, programmatisch werken en leren & ontwikkelen.

2028:

• Voeren we de investeringsagenda informatisering verder uit en verbeteren we processen en de digitale dienstverlening.
• Versterken we datagedreven, programmatisch en projectmatig werken.
• Investeren we verder in medewerkers via SPP en ontwikkeling.

2029:

• Worden de eerste structurele efficiencyvoordelen zichtbaar.
• Zetten we de organisatieontwikkeling en digitalisering onverminderd voort.
• Blijven we ons inzetten op het continu verbeteren van processen en dienstverlening.

2030:

• Is organisatieontwikkeling onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering.
• Zijn datagedreven en integraal werken onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering.
• Stellen we een nieuwe strategische koers voor de periode na 2030 op.

Informatisering als fundament voor een toekomstbestendige organisatie
Zoals eerder toegelicht, is informatisering een belangrijke voorwaarde voor de verdere ontwikkeling van de organisatie. Zo houden we ook in de toekomst onze dienstverlening, uitvoeringskracht en bestuurbaarheid op niveau.

De komende jaren ligt de uitdaging niet alleen in het vernieuwen van de informatievoorziening, maar ook in het anders organiseren van het werk. Met relatief minder medewerkers moeten we meer maatschappelijke opgaven uitvoeren. Daarom ontwikkelen we processen, informatievoorziening en digitale ondersteuning in samenhang. Investeringen in informatisering zijn daarbij geen doel op zich, maar noodzakelijk om de beoogde efficiëntieverbeteringen te realiseren. Zonder deze investeringen nemen de risico’s voor de uitvoering, kwaliteit, rechtmatigheid en dienstverlening toe.

We richten ons daarbij op drie strategische pijlers:
Datagedreven werken
Door gegevens beter beschikbaar en bruikbaar te maken, versterken we de beleidsontwikkeling, bedrijfsvoering en bestuurlijke besluitvorming. Dit geeft meer inzicht in ontwikkelingen, prestaties, financiën en de effecten van beleid. Zo kunnen we beter sturen, samenwerken en inspelen op veranderingen.

Verantwoorde inzet van kunstmatige intelligentie (AI)
AI kan medewerkers ondersteunen bij hun werkzaamheden, routinetaken automatiseren en de dienstverlening verbeteren. Dit helpt om de werkdruk op te vangen en efficiënter te werken. Daarbij blijven kwaliteit, transparantie, privacy, ethiek en menselijke afwegingen leidend.

Digitale weerbaarheid en informatiebeveiliging
Digitale systemen worden steeds belangrijker. Tegelijkertijd nemen cyberdreigingen, privacyvraagstukken en wettelijke eisen toe. Daarom investeren we in informatiebeveiliging, cybersecurity, continuïteit en goed bestuur van informatievoorziening.

We werken deze ontwikkelingen verder uit in het Informatiebeleidsplan (IBP), de Investeringsagenda Informatisering en het uitvoeringsprogramma Organisatieontwikkeling. Zo ontstaat één samenhangende aanpak voor investeringen, capaciteit, prioriteiten en efficiencyverbeteringen. Via de planning- en controlcyclus informeren we de raad over de voortgang en resultaten.

• We bouwen een programmatische aanpak voor informatisering, datagedreven werken en AI, zodat digitalisering structureel onderdeel wordt van de organisatieontwikkeling.
• We trekken tijdig de benodigde specialistische capaciteit aan voor informatievoorziening, data, architectuur, informatiebeveiliging en AI, om vertraging in projecten, organisatieontwikkeling en efficiencyverbeteringen te voorkomen.
• We maken duidelijke bestuurlijke keuzes in prioritering en fasering, omdat niet alle ambities gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd en beschikbare capaciteit gericht moet worden ingezet op de grootste organisatiewaarde.
• We versterken de digitale randvoorwaarden, waaronder governance, informatiebeheer, datakwaliteit en informatiebeveiliging, als basis voor verdere groei.

2028:

• We verschuiven de focus van voorbereiding naar implementatie.
• We zorgen dat nieuwe werkwijzen daadwerkelijk landen in de organisatie.
• We implementeren datagedreven werken als onderdeel van beleidsvorming, sturing en bedrijfsvoering.
• We optimaliseren en standaardiseren werkprocessen, zodat werkzaamheden efficiënter, minder foutgevoelig en beter schaalbaar worden uitgevoerd.
• We zetten automatisering en AI verantwoord in ter ondersteuning van medewerkers en dienstverlening.
• We begeleiden medewerkers bij het toepassen van nieuwe werkwijzen, zodat digitale oplossingen daadwerkelijk worden gebruikt en geborgd in de dagelijkse praktijk.
• We realiseren de eerste zichtbare kwaliteitsverbeteringen en efficiencyvoordelen door digitalisering en procesverbetering.

2029:

• We realiseren aantoonbare besparingen en productiviteitsverbeteringen, zodat de organisatie beter kan omgaan met groeiende opgaven en een toenemende vraag naar dienstverlening.
• We houden continue ambities, capaciteit en financiële middelen duurzaam met elkaar in balans wanneer resultaten achterblijven bij de verwachtingen.
• We monitoren structureel de investeringen en resultaten van digitalisering, automatisering en AI op kwaliteit, capaciteit en kosten binnen de organisatie.
• We wegen tijdig af en sturen bij wanneer verwachte effecten of efficiëntiewinsten achterblijven bij de gestelde doelstellingen.

2030:

• We verschuiven de focus van implementeren naar continu verbeteren.
• We beschikken over een stevig digitaal fundament dat de verdere groei en ontwikkeling van Veldhoven ondersteunt.
• We ontwikkelen informatievoorziening, datagedreven werken, informatiebeveiliging en AI continu door, passend bij nieuwe ontwikkelingen en wetgeving.
• We versterken blijvend de digitale vaardigheden van medewerkers en het verandervermogen van de organisatie.
• We borgen dat de gerealiseerde efficiencyvoordelen structureel bijdragen aan een financieel gezonde, toekomstbestendige en wendbare organisatie.

Onze medewerkers zijn belangrijk voor de organisatie. De opgaven en werkzaamheden die we als gemeente uitvoeren groeien en worden steeds complexer. Dit vraagt om verdere ontwikkeling van het personeel, het personeelsbestand en HR beleid.

• In 2027 is het werken volgens een strategische personeelsplanning (SPP) operationeel.  
• We investeren in opleiding en ontwikkeling via de Veldhoven Academy (Strategisch leer- en ontwikkelplan).  
• We sturen actief op het terugdringen van externe inhuur en werken aan de duurzame inzetbaarheid van eigen medewerkers. Vitaliteit, diversiteit en werkplezier blijven speerpunten.  
• Wij investeren in een arbeidsmarktstrategie om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven.
• We evalueren de huidige organisatiestructuur.
• We stellen vitaliteitsbeleid en arbobeleid op. 

• We versterken de financiële basis door het verbeteren van budgetbeheersing en het voorspellend vermogen. Hiermee bouwen we voort op de nieuwe verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen de budgethouder en de budgetbeheerder.  
• We luisteren naar de adviezen van de rekenkamercommissie en passen onze financiële processen aan waar mogelijk.

• We rapporteren integraal over de majeure projecten, aansluitend op onze bestaande P&C cyclus. 
• We implementeren het procesmanagementsysteem, werken de financieel risicovolle processen uit en zorgen voor structurele borging van procesmanagement in de bedrijfsvoering. Hierbij bouwen we voort op het in 2026 vastgestelde beleid en ingerichte processtructuur.
• We voeren concrete verbeteringen door die nodig zijn om de inrichting van onze interne beheersing volgens het zgn. '3 lijnen model' effectiever te maken; dit betreft o.a. een vastgestelde visie op control en een control statuut.

Rechtmatigheid & Fraude
Sinds 2023 legt het college zelf verantwoording af over de rechtmatigheid in de jaarrekening. Om deze verantwoordelijkheid goed in te vullen, stellen we jaarlijks een werkplan op voor de verbijzonderde interne controle (VIC). Medewerkers uit de organisatie voeren deze controles uit onder regie van de concerncontroller.

Naar aanleiding van de onrechtmatigheden bij grondtransacties in 2025 voeren we de verbetermaatregelen uit die voortkomen uit de onderzoeksrapporten. Ook voor andere geconstateerde onrechtmatigheden nemen we maatregelen om herhaling te voorkomen. Daarbij besteden we aandacht aan zowel financiële als niet-financiële rechtmatigheid, zoals het naleven van de Wet fido en bijbehorende regelingen.

Fraudepreventie blijft een belangrijk onderdeel van de interne beheersing. Daarom actualiseren we jaarlijks de frauderisicoanalyse. Zo houden we inzicht in kwetsbare processen en kunnen we het risico op fraude verder beperken.

Communicatie en participatie zijn essentieel voor het realiseren van de maatschappelijke en bestuurlijke opgaven van de gemeente Veldhoven. Communicatie verbindt bestuur, organisatie en samenleving door helder te communiceren en actief te luisteren. Het principe 'communiceren zodat' stellen we inwoners, ondernemers en partners in staat mee te praten en invloed uit te oefenen. 

Participatie is het open gesprek met inwoners en partners om kennis, ervaringen en belangen te betrekken bij beleid, plannen en uitvoering. Dit draagt bij aan betere keuzes, meer begrip en hogere kwaliteit van beleid. 

In de bestuursperiode 2026-2030 dragen beide disciplines bij aan een zichtbare benaderbare en wijkgerichte gemeente, inclusieve dienstverlening, grotere inwonersbetrokkenheid en een sterke positionering van Veldhoven. Hoe?

• We versterken onze communicatie en participatie met inwoners en partners (2027- 2030).  
• We ontwikkelen een communicatiestrategie voor het collectief van het college (gericht op de kernwaarden uit het akkoord) met een concrete uitwerking en toepassing (2026).
• We halen structureel sentiment op in de wijken (2027).
• We ontwikkelen een aanpak in de driehoek lobby, Public Affairs en strategische communicatie (2027).
• We ontwikkelen communicatiebeleid gericht op inclusie met concrete richtlijnen en kaders (2027).
• We onderzoeken participatief wat minder digitaalvaardige inwoners nodig hebben en maken een analyse van de mogelijkheden van niet-digitale kanalen (2028).
• We actualiseren het Motivaction onderzoek (2028).
• We ontwikkelen participatief een communicatieprofiel per wijk (en passen het toe in de opgaves, 2028).
• De leergang Duidelijke taal wordt niet als de Veldhovendse aanpak van Participatie standaard onderdeel van het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers (2028).